۳ راه برای کنترل و مدیریت زمان

راهکارهایی برای کنترل و مدیریت زمان

با دایره زورو شروع کن (از کارهای کوچک شروع کن)

برای آغاز کنترل و مدیریت زمان بهتر است با معرفی یک کتاب آغاز کنیم. در کتاب مزیت شادی نویسنده در مورد دایره زورو توضیح میده. دایره زورو به این معنی هست که شما باید کوچک ترین چیزی را که می تونید کنترل کنید انتخاب کنید تا بتوانید در انجام اون مورد موفق بشید و به هدف نهایی یک قدم کوچک نزدیک تر بشید.

خیلی از ما هدف هایی را برای یک سال انتخاب می کنیم و در طول سال تلاش می کنیم تا بتونیم به اون هدف بزرگ و نامفهوم برسیم. و بعدها تعجب می کنیم که چطور به این اهداف نرسیدیم در حالی که این مسئله اصلاً عجیب نیست.

تعجبی نداره که چند ماه اول سال تمام باشگاه ها لبریز از افرادی میشه که فقط خوش هیکل شدن را توی اهدافشون اضافه کردن. ولی حقیقتاً “خوش هیکل” چه معنی داره؟ آیا به این معنیه که فقط وزنه بزنی و چند کیلومتر بدوی یا شامل خورد و خوراک سالم هم میشه؟ اصلا برای خوش هیکل شدن از کجا باید شروع کرد؟چه کارهایی باید انجام بدی؟

یک هدف بزرگ مثل روی فرم اومدن و خوش هیکل شدن را انتخاب کن اما از قدم ها و جزئیات کوچک شروع کن. لباس های مخصوص باشگاه را از یک شب قبل آماده کن. چون باعث میشه صبح روز بعد به راحتی بپوشی و این باعث میشه برای موفقیت آماده تر باشی. اینجوری یک حرکت رو به موفقیت را شروع کردی و این باعث میشه انرژی بگیری تا در همین مسیر ادامه بدی.

پس فقط یک هدف برای سال انتخاب نکنید، باید به قسمت های کوچک تر تقسیمش کنید و بعد اون بخش های کوچک را به قسمت های کوچکتری تقسیم کنید تا بتوانید هر ماه به یکی از اون ها برسید. هرچه این هدف بزرگ را به اجزاء کوچکتری تقسیم کنید سریع تر و راحت تر می تونید انجامشون بدین و به هدف بزرگتر نزدیک بشین. این کار را انجام بدین و مطمئن باشین در آخر سال از نتیجه ای که می بینید متعجب خواهید شد.

یک هفته ی قبل

برای شروع کنترل و مدیریت زمان وقتی که کارها را به بخش های کوچکتر تقسیم کردید زمان این فرا میرسه که برای هفته برنامه ریزی کنید. چون کارهارا به اجزاء کوچکتر تقسیم کردید می دونید که چه کارهایی باید انجام بشه اما الان وقتش رسیده که تصمیم بگیرید کی می تونید این کارهارا انجام بدین.

یکی از تکنیک ها ی انجام دادن و رسیدن به پایان کارها مرور کردن هفتگی است.

حتی اگر تمام فرمول های تمام کردن کارها را انجام ندهید همین یک تکنیک تغییر فوق العاده ای برای شما به ارمغان خواهد آورد.

هرجمعه ( یا یک روز دلخواه در هفته که دوست دارین انتخاب کنید ) یکجا بنشینید و تمام کارهایی که باید انجام بدهید را بررسی کنید و پاکسازی انجام دهید. میزتان را تمیز و مرتب کنید و برای نوشتن کارهای کوچکی که باید انجام بدین کمی وقت بذارین. تمام پروژه هایی را که باید انجام بدهید را بررسی کنید و ببینید چه کارهایی باید انجام شود تا پروژه ها پیشرفت داشته باشند.

حالا یعنی زمانی که همه چیز را از ذهنتان خارج کردید و به کاغذ منتقل کرده اید و درحالی که تقویم جلوی شما هست شروع کنید به برنامه ریزی که چه کارهایی را در چه روزهایی از هفته آینده انجام خواهید داد. انجام این کار باعث میشود که هر هفته شما پیشروی خودتان را به سمت اهدافتان ببینید و به ساختن موفقیت شما کمک می کند.

در حالی که این یکی از مهم ترین تکنیک های انجام دادن کارهاست اما یکی از اولین کارهایی هست که افرادی با برنامه روزانه بسیار سنگین آن را حذف می کنند. مثلا جلسه خارج از برنامه تشکیل میشود یا یکی از مشتری ها کار فوری و ضروری داره و این باعث میشه زمانی که برای انجام مرور کردن قرار دادین از دست بره. اجازه ندین چنین اتفاقی بیفته و حتما این کار را جزء جلسات خودتون قرار بدین و به هیچ عنوان حذفش نکنید. زمان هایی بوده که من این مرور روزانه را انجام ندادم و 15-20 درصد در انجام کارهایم کم کاری می بینم.

یکی از اشتباهات کلیدی که اکثر افراد انجام می دهند این است که وقتشان را دقیقه ای برنامه ریزی میکنند و فضای خالی برایش قائل نمی شوند . این یعنی اگر یک مشکل غیر منتظره برای شما رخ بدهد یا کاری ناگهانی داشته باشید نمی توانید آن را در برنامه روزانه خود هضم کنید و برنامه شما به هم می ریزد.

همیشه حداقل 10% وقت خودتان را بدون برنامه در نظر بگیرید. مثلا اگر برای نوشتن 90 دقیقه یا بیشتر وقت لازم دارید برای آن 3 ساعت وقت در نظر بگیرید تا اگر مشکلی پیش آمد یا کار ناگهانی بود بتوانید به آنها رسیدگی کنید. البته با این کار حداقل 2 روز در هفته را مطئناً شما تمام 3 ساعت را به نوشتن خواهید گذراند ولی در بقیه موارد ممکن است تنها بتوانید از 90 دقیقه آن استفاده کنید و بقیه زمان را به کارهایی که پیش می آیند اختصاص دهید.

يك روز قبل

هيچ برنامه ريزي تا آخر هفته دوام نمي آورد و شما نمي توانيد فقط جمعه ها  برای کنترل و مدیریت زمان برنامه ريزي كنيد و اميدوار باشيد كه همه چيز طبق پيش بيني شما اتفاق بيفتد.درحالي كه ١٠٪‏ وقتتان را برأي كارهاي اضافه كنار گذاشتيد تا بتوانيد آنها را در برنامه تان بگنجانيد سعي كنيد هر روز بررسي كوتاهي براي برنامه تان انجام دهيد.

١٥ دقيقه آخر هر روز را به بررسي اينكه بايد فردا چه كارهاي انجام بدهيد بگذرانيد. به تقويم و كارهاي خودتان نگاهي بيندازيد و مهمترين كارهايي را كه بايد انجام شوند را علامت گذاري كنيد تا روز بعد اول انها را انجام بدهيد.

برای کنترل و مدیریت زمان صبح ها قبل از اینکه هر کاری را انجام دهید اول کارهایی را که با اولویت بیشتر هستند به پایان برسانید، فورا ایمیل یا پیام هایتان را باز نکنید اول کارهای از قبل تعیین شده را انجام دهید بعد ببینید کارهای جدید چه چیزهایی هستند و انجامشان دهید.

امروزه ما خیلی راحت در کارهامون منفعل می شویم، مداوما در حال جنب و جوش هستیم. تا ایمیل یا پیامی دریافت می کنیم فورا پاسخ می دهیم و در آخر روز با اینکه به شدت خسته شدیم اما وقتی که فعالیت هایمان را مرور می کنیم متوجه می شویم هیچ کار شاخص و مهمی را انجام نداده ایم و همچنین هیچ کاری برای نزدیک تر شدن به هدف نهایی انجام نداده ایم.  اما وقتی که یک شب قبل کارهای مهم روز بعدی را مشخص کنیم و اولویت بندی نماییم و روز بعد به جای سرگرم شدن با کارهای بی فایده، کارهای با اهمیت خودمان را انجام دهیم پروژه های مهم خود را به جلو پیش خواهیم برد.

شما باید مسئولیت کنترل زمان و تاثیرگذاری خودتان را بپذیرید. می توانید این کار را با تعیین هدف های بزرگ و تقسیم آنها به اجزاء کوچک و برنامه ریزی کردن برای انجامشان در طول هفته و روزهای مختلف انجام دهید. یادتان باشد کارهایی را که اهمیت و اولویت بیشتری را دارند اول انجام دهید و پس از اتمام آن ها به سراغ سایر کارها براید.

با این راش هست که می توانید هر روز یک قدم به اهدافتان نزدیک تر شوید.

فقط بدون برنامه پیش رفتن و امید داشتن به این که یک روز به هدفتان می رسید یک دستور العمل برای شکست خوردن است.

امید داشتن یک استراتژی نیست.

نویسنده : حسن منظری توکلی

درباره کنترل و مدیریت زمان بیشتر بخوانید

برای افزایش مهارت کنترل و مدیریت زمان می‎توانید پکیج «زمان را به استخدام خود درآورید» را تهیه کنید

برای کسب اطلاعات بیشتر و تهیه پکیج روی عکس زیر کلیک کنید