چگونه کارایی تان را در زمان کمتر دو برابر کنید؟

به نظر می رسد دیگر 24 ساعت زمان برای انجام کارهایمان کافی نیست. با این همه کاری که روی سرمان ریخته است، حتی خوابیدن هم به نظر وقت تلف کردن می آید!

حقیقت این است که کمبود زمان توهم ذهن شما است. در واقع هیچکس آنقدر مشغله ندارد که نتواند در 24 ساعت به انجام کارهایش برسد. شاید فکر کنید که وضعیت شما فرق می کند. شما تازه کسب و کاری را شروع کردید و یا تازه در شرکتی مشغول به کار شده اید که حجم زیادی از کار را به شما تحمیل می کند. به نظر می رسد با این وضعیت امکان ندارد بتوانید با خیال راحت بخوابید، زمان بیشتری را کنار خانواده بگذرانید و یا کمی تفریح کنید. برای موفقیت در کسب و کار شاید لازم باشد این مطلب را تا انتها بخوانید.

چگونه کارایی تان را در زمان کمتر دو برابر کنید؟

 چه کسی دوست ندارد زمان کمتری درگیر کار باشد و زمان بیشتری را به استراحت و تفریح و بودن با خانواده بگذراند؟

اما اصلا مهم نیست که تا چه اندازه سرتان شلوغ است. اگر از خودساخته ها باشید، می دانید که هر مشکلی یک راه حل دارد. کافی است در هر زمینه ای اطلاعات کافی کسب کنید و به آن ها عمل کنید. در این مقاله می خواهیم با چند ترفند جالب به شما یاد بدهیم که چطور در نصف مدت زمانی که تا به حال برای کارهایتان صرف می کردید، خروجی دوبرابر داشته باشید. به نظر هیجان انگیز می آید، نه؟ پس تا انتها با این مقاله همراه باشید.

شما استعداد، توانایی و انگیزه ی کافی برای انجام دادن کارها را دارید، اما همیشه برای کارهایتان زمان کم می آورید. اگر می توانستیم مدت روز را به بیشتر از 24 ساعت برسانیم احتمالا مشکل حل می شد. اما یک راه حل ساده تر وجود دارد. برای افزایش کارایی در کمترین زمان، بهتر است به توصیه ی افراد متخصص گوش بدهید. در این مقاله با 7 راهکاری آشنا می شویم که به شما کمک می کنند در مدت زمانی کمتر از چیزی که انتظار دارید، دو برابر نتایج قبلی را بگیرید. انجام حتی یکی دو مورد از کارهای این لیست می تواند تغییر زیادی در زمان و کیفیت کارهایتان ایجاد کند. پس از همین امروز شروع کنید و موارد این لیست را عملا در زندگی اجرا کنید.

1- برنامه روزانه داشته باشید

بهتر است در زمان هایی از روز که بیشترین انرژی را دارید، کارهای مهم و ضروری را انجام بدهید و کارهای غیر ضروری را به زمان دیگری از روز موکول کنید. یکی از مهم ترین نکاتی که می تواند در زمان کمتر کارایی تان را بیشتر کند، داشتن برنامه  روزانه است. برای هر روزتان از شب قبل برنامه ریزی کنید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید انجام بدهید و کدام ها در اولویت هستند. زمانی که آن ها را مشخص کردید، تمام تمرکز و حواستان را در زمان مشخص شده روی آن ها بگذارید و تمام عوامل حواس پرتی را از محیط حذف کنید.

تحقیقات نشان داده است که بهترین زمان برای انجام کارهای فکری و کارهای نیازمند به تمرکز، صبح تا ظهر است. با وجود این، شما بهتر از هر کس دیگری از توانایی ذهنی و جسمی خودتان در ساعات مختلف روز آگاهید. زمان هایی که بیشترین انرژی را در طول روز دارید، به کارهای فکری و نیازمند تمرکز اختصاص بدهید تا بیشترین نتیجه را بگیرید.

بیشتر بخوانید: وقتی از سرکار برمیگردین آیندتون رو میتونید بسازید

2- تقسیم وظایف انجام بدهید

اگر صاحب کسب و کاری باشید که به تازگی آن را شروع کرده اید، احتمالا برایتان سخت است که تنها روی چند بخش از کار نظارت کنید و باقی را به متخصص آن کار واگذار کنید. اما تقسیم وظایف و واگذاری مسئولیت ها، می تواند به پیشرفت کارتان کمک بزرگی بکند. شما نیازی ندارید که تمام کارها و نظارت ها را بر عهده بگیرید.

ممکن است فرد بسیار دقیقی باشید و بخواهید کنترل کاملی روی تمام کارهای شرکت تان داشته باشید، اما این را در نظر بگیرید که فردی که در زمینه ی کاری شما متخصص است، می تواند کار شما را در نصف زمانی که برای شما وقت می برد با کیفیت بهتری انجام بدهد. تنها کاری که باید بکنید این است که در هر بخشی، افراد متخصص و مورد اطمینانی پیدا کنید و با تفویض اختیار به آن ها، شاهد پیشرفت شگفت انگیز کارتان باشید.

3- از جدید ترین منابع استفاده کنید

دائما در معرض اخبار جدید کسب و کارتان باشید. سایت ها، مجلات و کتاب های زیادی بخوانید. همیشه می توانید نرم افزار ها و اپلیکیشن هایی را پیدا کنید که به کارتان سرعت بیشتری می دهند. امروزه تغییرات به قدری سریع اتفاق می افتند که بی خبری از این تغییرات و به روز نبودن می تواند کسب و کار شما را نابود کند.

سرویس های آنلاین و ابزار های مختلفی برای کمک به کسب و کارها وجود دارند. برای مثال برای تایپ صحیح نامه های اداری می توانید از نرم افزار های ویراستار استفاده کنید و به کمک آن ها نامه نگاری ها را در زمان بسیار کمتری به پایان برسانید.

بیشتر بخوانید: چگونه ذهن خود را خالی کنیم و بی‌خیالی را یاد بگیریم؟

4- از تایمر یا اصل زمان بندی استفاده کنید

محاسبه ی زمانی که برای انجام کارهایمان در هفته صرف می کنیم، به اندازه ی محاسبه ی تمام خرج های خارج از برنامه ای که در طول ماه انجام می دهیم مهم است. بهتر است از این به بعد با محاسبه ی دقیقه ها و ساعت هایی که صرف هر فعالیتی می کنید، سرعت کارتان را بالا ببرید.

زمانی که این کار را انجام می دهید ممکن است متوجه بشوید که تا چه اندازه برای کارهایی زمان صرف کرده اید که فایده ای برای کسب و کارتان نداشته اند. متوجه می شوید که باید کارهای خاصی را از برنامه تان حذف کنید و یا زمان انجامشان را کمتر کنید. می توانید از این پس برای هر روزتان یک برنامه ی ساعت به ساعت تنظیم کنید و هر کاری را در زمان مشخص شده به پایان برسانید. به زودی متوجه می شوید که در زمان کمتری تمام کارهای مهم تان را انجام دادید.

5- در هر زمان تنها یک کار را انجام بدهید

اگر در هر زمان بر روی بیش از یک کار تمرکز می کنید، بدون شک به جای دو برابر کردن، در حال کمتر کردن خروجی هایتان هستید. زمانی که به جای پنج کار، دو کار مرتبط را در یک ساعت انجام بدهید، متوجه افزایش تمرکز و در نهایت بیشتر شدن کارایی تان می شوید. انجام دادن چندین کار به طور همزمان، نه تنها سرعت کارها را بیشتر نمی کند، بلکه با پایین آوردن کیفیت، در نهایت باعث زیاد تر شدن کارها و دوباره کاری می شود.

6- ایمیل های دریافتی را مدیریت کنید

بسیاری از ما روزانه حجم زیادی از ایمیل های مختلف را دریافت می کنیم. امروزه مدیران و رهبران بیشتری بر مدیریت ایمیل تاکید می کنند. مدیریت ایمیل ها به این معنی است که هر ایمیلی که وارد بخش دریافتی ها می شود، یا باید پاسخ داده بشود یا در لیست کارهایی که بعدا انجام می دهید قرار بگیرد و یا حذف بشود. در هر صورت نامه های دریافتی نباید در بخش اینباکس ایمیل تان باقی بمانند.

یک اینباکس شلوغ و پر از نامه های مختلف، می تواند زمان زیادی از شما بگیرد و حتی ممکن است باعث بشود برخی از نامه های مهم را از دست بدهید. هر چه بیشتر روی این موضوع کار کنید، متوجه اهمیت آن در بالا رفتن کارایی و کمتر کردن زمان از دست رفته می شوید.

7- برای کارهایتان لیست درست کنید:

همه ی ما ممکن است در اثر حجم زیاد کارهای روزانه، انجام تعدادی از کارها را فراموش کنیم. از این پس یک لیست از تمام کارهایی که باید انجام بدهید تهیه کنید. از کوچک ترین و جزیی ترین کارها تا مهم ترین آن ها را بنویسید و هر کدام را که انجام دادید، یک تیک جلوی آن بزنید. این کار نه تنها باعث می شود که هیچ کاری را از قلم نیاندازید، بلکه استرس و درگیری ذهنی تان را هم از بین می برد.

برای کمتر کردن استرس کاری، همچنین می توانید کارهایتان را با فعالیت های مورد علاقه تان ترکیب کنید. مثلا در هنگام انجام کار، به موزیک مورد علاقه تان گوش بدهید تا هم حس بهتری پیدا کنید و هم استرس کمتری را تجربه کنید.