برای اینکه از رازهای مدیریت زمان سر درآورید ابتدا باید به این سوال پاسخ دهید. چگونه وقت خود را صرف می کنید، از آن چه در زندگی به دست می آورید، راضی هستید؟ برای داشتن بیشترین زمان و به دست آوردن زندگی رویایی که در سر دارید، نه تنها نیازمند مجموعه کاملی از توانمندی ها هستید، بلکه نیازمند یک تغییر کلی ذهنی در مورد مدیریت زمان نیز می باشید. در این نوشته به چند مورد از مهارت های مدیریت زمان اشاره می کنیم که در صورت رعایت آن ها می توانید به بهترین نحو از زمان خود استفاده کنید.

رازهای مدیریت زمان این است که بتوانید اهداف و فعالیت های خود را مرتب کنید. چرا که اگر اقداماتی که انجام می دهید با اهداف اصلی شما هماهنگ نیست، هیچ ارزشی ندارد که چقدر از زمان خود را صرف کرده اید. مهارت بعدی به حداقل رساندن حواس پرتی ها است. عواملی که شما را حواس پرت می کند شناسایی کنید و آن ها را از بین ببرید. این عوامل ممکن است، پست الکترونیک، شبکه های اجتماعی یا هر چیز دیگری باشد.

مهارت نه گفتن نیز یکی از بزرگترین رازهای مدیریت زمان است که همه ما باید یاد بگیریم. اگر نه گفتن به نظر سخت می رسد، به زمانی فکر کنید که با اکراه به چیزی بله گفتید و بلافاصله از آن پشیمان شدید. تنظیم اولویت ها نیز یکی دیگر از راه کارهای مدیریت زمان است. اگر لیست های بی حد و حسابی از اولویت ها دارید، این مانند این است که هیچ الویتی ندارید. با هماهنگ کردن نتایج و اهدافتان می توانید به این نتیجه برسید که کدام یک از از هدف هایتان از الویت بیشتری برخوردار است.

تقسیم کار به بازه های زمانی 20 دقیقه ای نیز یکی از معارت های دیگر مدیریت زمان است که در متن کامل این مقاله شرح داده شده است. همچنین شما باید بدانید که وقتی کاری را قبول کردید انجام دهید، ضمن انجام آن کار نیاز نیست که مرتبا به بقیه گزارش دهید. کمی از صحبت ها و گزارش ها را کم کنید و بر روی کار تمرکز کنید. برون سپاری کارها نیز آخرین مهارتی است که درباره آن صحبت می کنیم. برون سپاری وظایف یک مهارت انتقادی است که هر کارآفرین موفق باید در آن استاد باشد.

رازهای مدیریت زمان

یکی از رازهای مدیریت زمان اطلاع از اینکه چگونه وقت خود را صرف می کنید. از آن چه در زندگی به دست می آورید، راضی هستید؟ با با صرف زمان بر روی اهدافتان جهت دستیابی به نتایج دلخواه، نه تنها به موفقیت می رسید؛ بلکه شما را برای رسیدن به آن چه می خواستید برسید راضی نگه می دارد.

برای داشتن بیشترین زمان و به دست آوردن زندگی رویایی که در سر دارید، نه تنها نیازمند مجموعه کاملی از توانمندی ها هستید، بلکه نیازمند یک تغییر کلی ذهنی در مورد مدیریت زمان نیز می باشید. سیستم مدیریت زمان مناسب می تواند به تمرکز و توجه شما بر آنچه واقعا برای شما اهمیت دارد، کمک کند؛ به طوری که مغز شما می تواند از صفر و بدون نا امیدی برای  دستیابی به بالاترین اهداف تلاش کند.

اهداف و فعالیت های خود را مرتب کنید

اگر اقداماتی که انجام می دهید با چیزی که واقعا برای شما اهمیت دارد (اهداف اصلی شما) هماهنگ نیست، پس هیچ ارزشی ندارد که چقدر از زمان خود را صرف کرده اید. شما هیچ گاه آن حس موفقیتی را نخواهید داشت که  در تمرکز بر روی نتایجی که بیشترین ارزش را در زندگی تان داشتند، کسب می کردید.

فرض کنید که می خواهید رابطه خود را با فرد مورد علاقه خود تقویت کنید و یک ساعت از روز خود را برای او صرف کنید. اما همان طور که در آن جا نشسته اید، تلفن شما در جیب شما می لرزد و آن را از جیب خود بیرون می آورید تا ببینید چه کسی به شما پیام داده است. احتمالا پاسخ پیام او را می دهید و بدون آن که متوجه شوید یک گفتگو را شروع می کنید. با تمرکز روی گوشی خود توجه تان را از همراهتان می گیرید. شما دیگر برای رسیدن به نتایجی که واقعا ارزشمند هستند – همان رابطه ی سالم و پرشور با آن فردی است که دوست دارید – تلاش نمی کنید.. با متمرکز بودن به پایان هدفتان، شما در دستیابی به نتایجی که به ارزش های اصلی شما مربوط می شوند، موفق تر خواهید شد.

هماهنگ کردن اقدامات خود با ارزش های اصلی تان سوالی است که به وضوح نشان می دهد که ارزش های شما چه چیزهایی را در بر می گیرد. واقعا چه می خواهید؟ آیا هدفتان از دست دادن وزن و یا ارتقاء شغلی در محل کار است؟ هر آن چه که هست، شما باید با نتیجه ای که قصد دارید آن را به دست آورید روشن کنید.

واضح است که با مشخص کردن آنچه می خواهید و داشتن معیارهای مناسب به هدفتان می رسید. اگر به خودتان بگویید که می خواهید وزن خود را کاهش دهید و در طول سال حدود نیم کیلوگرم از وزن خود را کم کنید، آیا شما آن چیزی را که قرار بود انجام دهید را به درستی انجام داده اید؟ اما واقعا چه چیزی شما می خواستید؟ شما به احتمال زیاد به دنبال از دست دادن 10 تا 15 کیلوگرم وزن بودید. با مشخص بودن نتایج خود و دلیل این که چرا شما آن هدف را دنبال می کنید، می توانید تمرکز لازم را بر روی هدفتان بگذارید.

شما چطور می فهمید که در جهت رسیدن به هدفتان تلاش می کنید؟ ارزیابی ارزش های اصلی را انجام دهید: فعالیت های خود را به مدت دو هفته پیگیری کنید. به ارزش های اصلی که با آن ها ارتباط برقرار می کنید توجه کنید. فعالیت های خودتان را بررسی کنید تا ببینید چگونه می توانید به هدفتان نزدیک تر شوید. هرگونه فعالیتی را که شما را از رسیدن به هدفتان باز می دارد از بین ببرید. آن را با چیزی که برای رسیدن به هدف نهایی تان به شما کمک می کند جایگزین کنید.

به حداقل رساندن حواس پرتی ها

عواملی که شما را حواس پرت می کند شناسایی کنید. این عوامل ممکن است، پست الکترونیک، کسانی که در فضای کاری شما تردد می کنند، IM ها یا متون، رسانه های اجتماعی و … باشند. هر چه که باشند، حواس پرتی و استرسی که همراه آن است را از بین ببرید. اگر مجبور شدید ، وب سایت ها را مسدود کنید. بر روی حساب های کاربری خود «مزاحم نشوید» و یا «دور باشید» را بنویسید. کنترل فضای کاری و زمان خود را به دست آورید تا بتوانید موفق باشید.

برای تمرین، احساسات ناگهانی یک هفته خود را ثبت کنید. به خودتان اجازه دهید که هرگاه خواستید هر چیزی را قطع کنید و همه احساساتی را که قبل از انجام آن کار داشتید را از خودتان دور کنید و وظایفتان را عوض کنید. اغلب ما اجازه می دهیم که تمرکزمان از بین برود و زمانی که احساسات ناراحت کننده ای را تجربه می کنیم، تمرکزمان از بین می رود. ما می توانیم یاد بگیریم که بر استرس ها و بی تمرکزی های خود غلبه کنیم و رفتارمان را نیز تغییر دهیم.

نه گفتن را یاد بگیرید

قدرت نه گفتن یکی دیگر از رازهای مدیریت زمان است. در واقع این یکی از بزرگترین مهارت هایی است که همه ما باید یاد بگیریم، اما از آن به عنوان یک عمل منفی یاد نمی کنیم. زمانی که شما به چیزهایی که به زندگی شما اعتبار نمی بخشد و یا برای حفظ هدف هایتان مفید نیستند نه می گویید درواقع به چیزهای دیگر مانند زمان برای سپری کردن با خانواده، ورزش و یا حتی خواب، بله گفته اید.

اگر «نه گفتن» به نظر سخت می رسد، به زمانی فکر کنید که با اکراه به چیزی بله گفتید و بلافاصله از آن پشیمان شدید. به یاد داشته باشید که دلیل همه این آشفتگی های ذهنی، یک تصمیم احساسی است. شما برای چندمین بار به خودتان ضربه زدید و پس از آن از فردی که از شما درخواست کرده بود متنفر شدید. شما در مورد راه های فرار از انجام کار مورد نظر فکر کردید.  نهایتا شما این کار را بدون هیچ مشکلی انجام دادید. حتی اگر زمان و فرصت لازم برای انجام آن  را نداشتید، چرا که بیش از حد به کار خود متعهد هستید. درست نیست؟ گفتن نه در وهله اول بسیار ساده تر از همه چیز است؛ بنابراین یاد بگیرید که این کار را انجام دهید.

درک اینکه اولویت ها واقعا کار می کنند

اگر لیست های بی حد و حسابی از اولویت ها دارید، این مانند این است که هیچ الویتی ندارید. با هماهنگ کردن نتایج و اهدافتان می توانید به این نتیجه برسید که کدام یک از از هدف هایتان از الویت بیشتری برخوردار است. چه اقداماتی امروز، بیشترین ارزش را برای شما به ارمغان می آورد؟ کدام یک از نتایج همان چیزی است که از زندگی می خواهید؟ هنگامی که شما مسیری برای حرکت دارید، حس بهتری خواهید داشت که کدام اقدامات شایسته توجه شماست و کدام یک بی ارزش هستند.

اگر شما با تعداد زیادی وظایف برای رسیدن به یک نتیجه روبرو هستید، به یاد داشته باشید که می توانید یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید را با تراکم کمتری تهیه کنید؛ چرا که با این کار می توانید راحت تر زمان خود را مدیریت کنید. به این ترتیب، بهتر است بتوانید مراحل مورد نیاز خود را برای رسیدن به هدف خود تجسم کنید و شناسایی کنید. تونی قدرت متراکم کردن برنامه ها و این که چگونه این تمرکز را به سمت موضوع هدایت می کند را توضیح می دهد.

تقسیم کار به بازه های زمانی 20 دقیقه ای

زمانی که کارهای سختی پیش می آید که تمام تمرکز و توجه شما را می خواهد، می تواند ترس آور باشد. یک تاکتیک عالی برای استفاده در مواردی مانند این موضوع، بلوک افزایش 20 دقیقه ای است. چگونگی این روش در ادامه توضیح داده شده است.

به ذهن خود یاد دهید که خودتان را وقف وظایفی کنید که با ارزش تر و مهم تر است. وظیفه را انتخاب کنید و یک زنگ برای 20 دقیقه تنظیم کنید. تا به صدا در آمدن زنگ هر کاری را که باید انجام دهید، انجام دهید بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی و یا هر گونه حواس پرتی. هنگامی که زنگ به صدا در آمد، تصمیم بگیرید که آیا قصد دارید تا این کار را ادامه دهید یا فعالیتتان را متوقف کنید. اگر دوست داشتید کمی استراحت کنید و باز به کارتان برگردید. تا زمانی که کار کامل نشده، فرایند را تکرار کنید.

شما در حال حاضر می دانید که احساس شما زمانی که درحال انجام آن کارهستید، چگونه است. شما غیر قابل توقف هستید و بیشتر از آن چه فکر می کنید می توانید وظایفتان را انجام دهید. تنها مشکل این است که با وارد شدن به این روند احساس نا امنی و شانسی بودن را دارید. گاهی اوقات شما وجود دارید، اما گاهی اوقات نیستید. کار بر روی وظایف خود در این تکه های 20 دقیقه ای به شما کمک می کند که خودتان را به جایی که دوست دارید برسانید.

جواب های همیشگی را کم کنید

خودداری از بهانه گیری و به تعویق انداختن کارها یکی دیگر از رازهای مدیریت زمان است. اغلب مردم از ما می خواهند کاری برایشان انجام دهیم و بلافاصله بگوییم بله، حتی اگر بیش از حد مشغول باشیم و واقعا علاقه ای به انجام این کار نداریم. با این حال ما قول ها و تعهداتی را به آنها می دهیم. از ایمیل و یا تماس با آن ها خود داری کنید و بگذارید بفهمند که باید کمی صبر کنند.

سعی کنید به مدت یک ماه مرتکب این کار نشوید. در عوض، زمان را مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که شما تنها به  انجام فعالیت هایی که اهداف و ارزش های اصلی شما را تحقق می بخشند، مشغول هستید. اگر کسی چیزی که از شما می خواهد برایش انجام دهید با اهداف شما هم خوانی ندارد، با جسارت و مودبانه بگویید نه.

در پایان ماه بررسی کنید که: چه مقدار کار اضافی را در زمان های اضافی به دست آمده انجام داده اید؟ چقدر زمان را با این کار صرفه جویی کردید؟ چقدر احساس می کنید که کارها  را نسبت به عملکرد قبل خودتان بهتر انجام داده اید؟

برون سپاری

یکی دیگر از رازهای مدیریت زمان برون سپای است. به خاطر داشته باشید که شما در کنترل ساعت های روز و نتایج حاصله نیستید. این درست است! وظایف برون سپاری یک مهارت انتقادی است که هر کارآفرین موفق باید در آن استاد باشد. هنگامی که به شما وظیفه ای را محول کردند، آن را انجام دهید.

به این فکر کنید که اگر بیش از حد به تکمیل لیستی از وظایف فراوان روزانه خود تمرکز کنید، شما قادر به تمرکز بر اهداف بزرگتر و ارزشهای اصلی خود نخواهید بود. اگر فقط به نتایجی که در کنترل شما هستند، تمرکز کنید از سرخوردگی ناشی از وظایف فراوان دور خواهید ماند و آن چه شما انجام می دهید، بسیار معنی دار خواهد بود. همچنین ارزشمند است که به یاد داشته باشید که از هر زمانی  برای رشد و ارتقا خود و رسیدن به اهدافتان استفاده کنید. زیرا برای خودتان بستری می سازید تا به جدیدترین و کارآمد ترین اهداف خود برسید.

آگاهی از رازهای مدیریت زمان باعث ایجاد یک زندگی شادتر و کارآمدتر هستند، زیرا شما قادر به تمرکز و دستیابی به نتایجی هستید که اشتیاق شما را به خود جلب می کند. شما دوست دارید و دلتان می خواهد به یک زندگی خوب و عالی دست پیدا کنید و موفق شوید.  پس با چارچوب مدیریت زمان مناسب، شما دیگر نباید به مدت زیادی این حالت را تصور کنید زیرا می توانید آن را  برای خود به وجود بیاورید و زندگی عالی برای خود رقم بزنید.

برای افزایش مهارت و یادگیری کامل رازهای مدیریت زمان می‎توانید پکیج «زمان را به استخدام خود درآورید» را تهیه کنید

برای کسب اطلاعات بیشتر و تهیه پکیج روی عکس زیر کلیک کنید